Mitgliederinformationen, zugleich Auskunft zur Datenverarbeitung gemäß Art. 12, 13, 14 und 21 DSGVO

Liebes Mitglied,

aufgrund der gesetzlichen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind wir verpflichtet, Ihnen umfassende Informationen (Art. 13 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erteilen, wozu wir sehr gerne bereit sind. Datenschutz und der Umgang mit Ihren persönlichen Daten sind uns sehr wichtig, so dass wir stets auf eine ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten achten. Für den Fall, dass Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, stehen wir Ihnen hierfür zur Verfügung. Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten teilen wir Ihnen folgendes mit:

1 Name des Verantwortlichen

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

Golden Sunbeams e.V.

2 Vorstand; Leiter der Datenverarbeitung; Datenschutzbeauftragter

2.1 Vorstand

Vorstände der verantwortlichen Stelle sind:

Herr Bernd Holtkamp (Vorsitzender)
Frau Britta Belz (Kassenwartin)

2.2 Datenschutzbeauftragter

Nach derzeitiger Rechtslage ist Golden Sunbeams e.V. gem. § 38 Abs. 1 BDSG nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Bei Fragen zu diesem Datenschutzhinweis oder für datenschutzrechtliche Belange kontaktieren Sie bitte direkt den unter Ziffer 3 genannten Verantwortlichen:

3 Anschrift der Verantwortlichen

Herrn Bernd Holtkamp
Holunderweg 19
64404 Bickenbach
Germany
Email:
Telefon: +27 (079) 337 6827

Frau Britta Belz
14 Chapman Avenue
7140 Gordon‘s Bay
Western Cape
South Africa
Email:
Telefon: +27 (076) 385 63 70
www.goldensunbeams.org

4 Zweckbestimmung der Datenverarbeitung

Der im Jahre 2018 gegründete Verein Golden Sunbeams e.V. wird als eingetragener und gemeinnütziger Verein geführt. Zweck des Vereins ist die Förderung der Jugendhilfe. Die Förderung der Erziehung und Berufsbildung in Südafrika.
Golden Sunbeams e.V. besteht aus Mitgliedern und Spendern.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung einer Vereinsmitgliedschaft und zur Erstellung der Spendenbescheinigungen.

5 Datenkategorien

Im Rahmen dessen verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Name + Vorname des Mitglieds
Geburtsdatum des Mitglieds
Telefonnummer des Mitglieds
E-Mail-Adresse des Mitglieds
Adressdaten des Mitglieds (PLZ, Wohnort, Straße, Hausnummer)
Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC)
Beiträge zu Vereinsaktivitäten
Bilder auf der Website mit gesonderter Einwilligung
Vereinsfunktionen

6 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgt aus:

Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Mitgliedschaft)
Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a), 7 DSGVO (Z.B. Veröffentlichung von Bildern auf der Website, Speicherung),
Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung und im Einzelfall gem. Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO (z.B. Meldungen an das Finanzamt; Beantwortungen zu rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anfragen)
Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (z.B. Wahrnehmung des Hausrechts; Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs; Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

7 Empfänger der Daten

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen werden Ihre Daten an folgende Empfänger weitergeleitet:

Vorstände
Bankinstitute
Versicherungsunternehmen
Externe Dienstleister
- WEBenefits GbR – Inh. Alexander Bün und Thomas Langwaldt
- Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
- Newsletter2Go GmbH
- Steuerbüro Ute Loh, 64404 Bickenbach
Finanzamt

8 Übermittlung an ein Drittland

Soweit Vereinsaktivitäten bspw. ausländische Kooperationspartner im Nicht-EU-Ausland betreffen, kann es bestimmungsgemäß zu einer Übermittlung an diese Stellen im Ausland kommen. Hierzu holen wir – soweit erforderlich – von Ihnen als betroffenes Mitglied die gesonderte Zustimmung ein. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Website des Vereins weltweit abrufbar ist, so dass die etwaig dort veröffentlichten personenbezogenen Daten bestimmungsgemäß auch in Drittländern abgerufen werden können.

9 Dauer der Speicherung, Löschung der personenbezogenen Daten

Zur Erfüllung unserer vereinsrechtlichen und gesetzlichen Verpflichtungen speichern wir die Daten, sofern kein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 I f) DSGVO besteht, welches eine längere Speicherung rechtfertigen würde, für folgende Zeiträume:

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung der Mitgliedschaft umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Im Einzelnen:

Vereinskorrespondenz: 10 Jahre, § 147 I Nr. 4,5 iVm. III AO;
Verträge: 10 Jahre, § 147 I Nr. 4,5 iVm. III AO
Belege zu Rechnungen: 10 Jahre, § 147 I Nr. 4,5 iVm. III AO; § 257 I Nr. 1, 4 iVm. § 238 I HGB
Urteile, Beschlüsse und Titel: 30 Jahre

10 Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, ua.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung oder Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, falls Sie mit dem Umgang Ihrer Daten nicht einverstanden sind sowie
Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt;
Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
- Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
- Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
- Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informations-gesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Stand: August 2018